1. Підготуйте всі необхідні документи заздалегідь

Для фізичних осіб і ФОП:

• Паспорт: ID-картка або паспорт старого зразка (зазвичай із вклейкою фотографією). Переконайтесь, що документи дійсні, не прострочені.

• ІПН: Ідентифікаційний код, якщо є.

• Старий сертифікат КЕП: файл із вашим діючим підписом, якщо він є.

Для юридичних осіб:

• Витяг з ЄДРПОУ (актуальний стан організації). Його можна отримати на сайтах державних реєстрів або у партнерських сервісах.

• Паспорт та ІПН керівника або особи, яка підписує документи.

• Довіреність або наказ про призначення особи, яка матиме право користуватись КЕП (якщо підписант не є керівником).

• Старий сертифікат КЕП, якщо він був.

2. Оберіть надійний і сучасний сертифікаційний центр (АЦСК)

Основні критерії вибору:

• Чи є у нього онлайн-сервіс подачі заявки.

• Чи підтримує автоматизоване підписання заявок через BankID або Дію.

• Чи є технічна підтримка та швидка реакція на звернення.

• Відгуки інших користувачів і зручність роботи з сайтом/додатком.

Популярні АЦСК:

• ІІТ (https://iit.com.ua)

• ПриватБанк (через Приват24)

• Дія.КЕП (https://trembita.gov.ua)

• АЦСК «Україна»

• Трембіта

3. Використовуйте онлайн-сервіси для подачі заявки

Переваги онлайн-подачі:

• Економія часу — не потрібно їхати до офісу.

• Можливість завантажити скани документів прямо через сайт.

• Отримання інструкцій у реальному часі.

• Можливість підписати заявку електронним підписом.

Як це зробити:

1. Зареєструйтесь або увійдіть у особистий кабінет на сайті АЦСК.

2. Заповніть заявку на перевипуск або оновлення КЕП.

3. Завантажте скани документів.

4. Якщо підтримується — підпишіть заявку електронним підписом або підтвердьте через BankID/Дію.

5. Надішліть заявку на обробку.

4. Перевірте правильність заповнення заявки

На що звернути увагу:

• Всі поля мають бути заповнені точно і без помилок.

• Перевірте правильність ІПН, ПІБ, назви компанії.

• Уникайте копіювання тексту з PDF, щоб не підхопити приховані символи.

• Використовуйте офіційні документи для введення інформації (виписка з ЄДР, паспорт).

• Не використовуйте скорочення, символи типу лапок, тире без потреби.

5. Скористайтесь можливістю підписати заявку онлайн

Переваги:

• Замість друку та сканування документів — ви зможете підписати заявку за допомогою вже існуючого КЕП.

• Це пришвидшить обробку заявки.

6. Плануйте час на перевипуск

Рекомендації:

• Починайте процедуру за 1-2 тижні до закінчення терміну дії чинного КЕП.

• Не залишайте заявку на останній день, адже це може призвести до проблем з подачею документів або входом у сервіси.

• Враховуйте, що обробка заявки займає 1-3 робочих дні, іноді довше.

7. Зберігайте резервні копії та слідкуйте за термінами

• Після отримання нового ключа обов’язково зробіть резервну копію файлів ключа та сертифікату.

• Занесіть дату закінчення терміну дії КЕП у календар (з нагадуванням).

• Перевіряйте статус сертифіката на сайтах АЦСК.

8. Після отримання нового КЕП оновіть його у всіх системах

• Замініть старий підпис у бухгалтерських програмах (МЕДОК, СОТА, FREDO).

• Оновіть сертифікат у податковому кабінеті.

• Додайте новий КЕП у банківські сервіси (Приват24, Монобанк).

• Повідомте контрагентів, якщо потрібно.

🛠 Додаткові поради для комфортного перевипуску

Висновок

Перевипуск КЕП може бути швидким і зручним, якщо правильно підготуватись, використовувати сучасні інструменти та планувати процес заздалегідь.